Có rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp hay một cửa hàng. Quản lý đơn hàng cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng góp phần tạo nên sự thành công đó. Nếu đơn hàng của bạn giao đến cho khách hàng không đạt chất lượng tốt thì chắc hẳn mọi cố gắng của các bộ phận khác coi như vô ích. Chính vì thế bộ phận quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp hay cửa hàng là vô cùng quan trọng.

Vậy quản lý đơn hàng là gì? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

Quản lý đơn có ý nghĩa như thế nào?

Quản lý đơn hàng là theo dõi thông tin của đơn hàng trong tất cả các khâu, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến lúc khách nhận. Đảm bảo hàng hóa có chất lượng và dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.


Quản lý đơn hàng - 5 yếu tố để quản lý hiệu quả nhất

Nếu quản lý đơn hàng không thực hiện tốt nhiệm vụ của mình thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của đơn hàng, nếu đơn hàng gặp vấn đề khi đến tay khách hàng điều này có nghĩa dịch vụ chất lượng của công ty bạn không đạt yêu cầu. Chắc hẳn công việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn sẽ bị ảnh hưởng Bởi trên thực tế, việc tạo đơn hàng mới cần dựa trên tồn kho thực tế, khả năng bán cũng như các yếu tố vận chuyển liên quan. 

Quy trình quản lý đơn đúng chuẩn

Bước 1: Nhận thông tin và kiểm tra tồn kho

Bước 2: Tiếp nhận thông tin đơn hàng

Bước 3: Đẩy đơn hệ thống

Bước 4: Đóng gói và chuyển hàng cho đối tác vận chuyển.

Bước 5: Lập phiếu xuất kho

Đâu là cách quản lý đơn hiệu quả nhất cho chủ kinh doanh?

1. Quản lý tồn kho


Quản lý tồn kho là khâu vô cùng quan trọng

Quản lý thật cẩn thận tình trạng tồn kho của đơn hàng. Người quản lý đơn hàng phải bao quát toàn bộ những vấn đề liên quan đến đơn hàng, vậy nên vấn đề quản lý đơn hàng tồn kho là một trong những khâu vô cùng quan trọng. Tồn kho quyết định khả năng bán hàng hay tạo ra đơn hàng cho doanh nghiệp của bạn. Nếu tồn kho bị sai lệch sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu của doanh nghiệp. 

2. Phân loại đơn hàng

Khi nhận được thông tin của đơn hàng nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng là phải xác định và phân loại đơn hàng. Công đoạn này đòi hỏi bạn phải xử lý nhanh và chính xác, nếu có một chút sai sót sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình của đơn hàng này, thậm chí khách hàng có thể hủy đơn và doanh nghiệp cảu bạn có thể phải đền bù cho khách. Chính vì vậy việc phân loại đơn hàng đúng quy trình và nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp đẩy đơn hàng và vận chuyển hàng hóa tới khách hàng một cách an toàn và chính xác.

3. Quản lý vận chuyển


Quản lý khâu vận chuyển, tránh thất lạc hàng hóa

Sau khi đã phân loại đơn hàng, nhân viên bộ phận quản lý đơn hàng bắt đầu quá trình vận chuyển đơn hàng, bắt đầu quá trình đóng gói và vận chuyển đến khách hàng. Tiếp theo doanh nghiệp của bạn cần nắm rõ các thông tin của đơn hàng như giao hàng lúc mấy giờ, địa chỉ giao hàng ở đâu. Một điều quan trọng nữa là trong suốt quá trình vận chuyển bạn cần theo dõi tình trạng của đơn hàng để đảm bảo không bị thất lạc và không bị chậm trễ khi giao cho khách tránh bị phàn nàn. 

4. Giải quyết trả hàng

Khi giao hàng cho khách sẽ có trường hợp khách trả hàng với lý do như hàng lỗi, không đúng như mẫu… Lúc này chủ doanh nghiệp cần có biện pháp đổi trả phù hợp cho từng loại mặt hàng và từng đối tượng khách hàng. 

5. Lựa chọn hệ thống quản lý đơn phù hợp

Hiện nay có rất nhiều phương pháp quản lý đơn hàng. Bạn có thể lựa chọn phương pháp thủ công hay các phần mềm quản lý đơn hàng. Cùng với việc phát triển của công nghệ thì hiện nay đa số các doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm quản lý đơn hàng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Trên đây là các yếu tố để quản lý đơn hàng hiệu quả nhất. Muốn kinh doanh thành công bạn phải cân nhắc được các yếu tố tác động đến cửa hàng của mình. Chúc các bạn sớm thành công.